Положение об Электронном Документообороте образец

      Комментарии к записи Положение об Электронном Документообороте образец отключены

Положение об Электронном Документообороте образец.rar
Закачек 3310
Средняя скорость 9463 Kb/s
Скачать

Положение об Электронном Документообороте образец

Эффективная работа системы ЭД требует регламентации на локальном уровне. Такая задача может быть решена посредством внесения изменений в существующую инструкцию по деловодству. В некоторых случаях целесообразно утвердить положение об электронном документообороте отдельным документом.

Выгода нормативного урегулирования ЭД

Переход сотрудников предприятия от традиционной работы с бумажными документами к ЭД сопряжен с разнообразными трудностями организационного характера. Неизбежно возникают вопросы о:

  • возможностях системы;
  • алгоритме действий с документами;
  • оформлении результата работы с текстами.
  • обеспечит однообразное понимание и применение установленных правил;
  • повысит исполнительскую дисциплину;
  • упростит адаптацию к работе новым сотрудникам.

Общие требования к нормам документооборота

Регламентация процессуальной деятельности подлежит постоянному усовершенствованию, а внедрение системы ЭД должно стать дополнительным толчком в этом направлении.

Начать следует с анализа действующих регуляторных актов на предмет их актуальности и соответствия реалиям хозяйственной деятельности учреждения. Либо понадобится констатировать их отсутствие.

В связи с появлением новой формы делопроизводства, руководителю нужно:

  • четко сформулировать требования к организации ЭД;
  • оформить их в виде акта;
  • довести его к сведению персонала под расписку, а в случае необходимости – провести инструктаж;
  • требовать неукоснительного исполнения предписаний.

Кому поручить составление положения и какими нормами его снабдить?

Эту важную миссию стоит возложить на отдел, ответственный за координацию процедур бумажного документооборота, – секретариат или канцелярию.

Неоценима помощь системного администратора или отдела компьютерного обеспечения для оптимизации ЭД. Стоит также привлечь департамент, курирующий сертификацию предоставляемых предприятием товаров и услуг, поскольку ЭД требует контроля над качеством производимых в ней процессов.

Акт, призванный упорядочить ЭД, должен содержать:

  • понятие и цели ЭД;
  • требования к электронной цифровой подписи;
  • порядок предоставления документу юридической силы;
  • способы защиты документа от несанкционированных изменений;
  • условия и способы заверения подлинности оригинала и его копий;
  • порядок создания или автоматической генерации электронного документа и его отправки адресату;
  • место хранения электронной документации и ее носителей.

Акты, регулирующие движение и учет документов

Независимо от количества наемных работников, сложности иерархичной структуры юридического лица и объемов его реального документооборота, необходимо разработать следующие документы.

  1. Комплексное положение о документообороте учреждения, устанавливающее правила работы одновременно с бумажными и электронными носителями.
  2. Детальные регламенты работ:
  • относительно разработки нормативной документации;
  • по подготовке исходящих писем;
  • со входящей корреспонденцией;
  • с обращениями граждан;
  • по контролю над исполнением предписаний.

Необходимо также установить правила проведения отдельных процессов, таких как:

  • архивное дело;
  • управление документацией;
  • совместная работа нескольких лиц над документацией.

Стоит ли выделять регуляторный акт по ЭД в отдельный документ?

На первый взгляд, целесообразным кажется наличие двух отдельных положений о бумажном и электронном документообороте. Но, приступив к их составлению, разработчики быстро придут к выводу, что:

  • документ является базовой единицей для обеих систем;
  • требования к его реквизитам единообразны;
  • принципы организации деловодства неизменны.

Таким образом, общие положения придется либо дублировать в этих актах, либо установить, что положение об электронном документообороте в организации является специальным по отношению к общей инструкции по деловодству. При этом пользоваться им будет крайне неудобно.

Варианты составления комплексного акта могут быть следующие:

  1. Актуализация существующего положения о документообороте путем внесения в содержание разделов, регулирующих ЭД.
  2. Анализ предписаний каждого раздела действующего акта о деловодстве и адаптация его для нужд ЭД.

Образец (бланк; форма; шаблон; пример)

________ (товарный знак)

решением Общего собрания участников

общества с ограниченной ответственностью «________»

Председательствующий ________ ________

Адрес государственной регистрации ________

Код ОКПО ________

ОГРН ________ ИНН ________ КПП ________

Код ОКУД ________

Протокол №________ от ________ г.

Регламент составлен (утвержден) ________

Внутренний регламент — положение

О документообороте в обществе с ограниченной ответственностью

1. Электронный документооборот

1.1. Для целей Регламента используются следующие основные понятия и определения электронного документооборота:

1.1.1. Электронный документ — Документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

В Обществе используются два типа электронного документа:

— Документ, раннее созданный в письменной форме, путём процедуры (процесса) ввода документа сохранённый в информационной системе Общества;

— Документ раннее не был создан в письменной форме и не сохранённый в информационной системе Общества путём процедуры (процесса) ввода документа.

1.1.2. Электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

1.1.3. Статус электронного документа — Установление (признание)/ не признание за электронным документом статуса равнозначности документу на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, на основании условий ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

1.1.4. Корпоративная информационная система — Информационная система, участники электронного взаимодействия в которой составляют определенный круг лиц (Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

1.1.5. Файловый формат – Структурированный способ организации и кодирования данных в файле, обеспечивающий хранение, извлечение, обработку, отображение и/или передачу данных программным обеспечением.

1.1.6. Электронное сообщение — информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети.

1.1.7. Электронный архив — Система структурированного хранения электронных документов (Специализированная программа для ЭВМ и сформированная база данных; специализированный функционал комплексной программы для ЭВМ и сформированная база данных), обеспечивающая надёжность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, быстрый и удобный поиск.

1.1.8. Электронный документооборот — Движение электронных документов в Обществе, учитывающее особенности представления документов в электронной форме и специальные реквизиты электронных документов, с момента их создания до завершения исполнения, отправления третьим лицам или направления в архив Общества.

Электронный документооборот является составной частью делопроизводства, включающего также оборот документов на бумажном носителе, их передачу, учет, регистрацию, хранение и контроль исполнения.

1.2. Электронный документооборот представляет собой взаимодействие между работниками Общества, между структурными подразделениями Общества, между Обществом и третьими лицами (физическими лицами; юридическими лицами; государственными органами; учреждениями и т.д.) посредством:

1.2.1. Обмена электронных сообщений с использованием общераспространенных программ почтового сообщения (электронная почта);

1.2.2. Обмена электронных сообщений с использованием общераспространенных программ мгновенного сообщения (сервисы коммуникаций пользователей, в том числе текстового, аудио и видео форматов);

1.2.3. Совместного использования специализированной программы для ЭВМ ________;

1.2.4. Совместного использования специализированной базы данных;

1.2.5. Совместного использования специализированной программы/ баз данных/ сервисов внешних систем с доступом к ним через локальную сеть Общества;

1.2.6. Совместного использования специализированной программы/ баз данных/ сервисов внешних систем с доступом к ним через Интернет;

1.2.7. Совместного использования специализированной программы/ баз данных/ сервисов для разработки (создания) документов любых форматов (стандартов) на любых принципах (особенностях; свойствах обмена данными) взаимодействия в среде используемой программы/ базы данных/ сервисе;

1.2.8. Любое взаимодействие работников Общества, признаваемое международными нормативными актами, действующими на территории РФ; законодательством РФ, иными нормативными актами РФ; локальными нормативными актами международных и/или российских ассоциаций (союзов, сообществ и т.д.), членом которых является Общество, как электронное взаимодействие (сообщение; предоставление доступа; копирование; редактирование и т.д.) в любом его проявлении (с любой степенью трактовки и восприятия термина, определения, Регламентя, условия).

1.2.9. Создание, использование, управление и действия по уничтожению электронных архивов Общества (на основе средств, способов, принципов хранения электронных файлов любых форматов);

1.2.10. Создание учетных записей, личных кабинетов, оформление подписок любого характера на внешних системах (сайтах; сервисах) от имени или в интересах Общества;

1.2.11. Совместный доступ к информационным системам Общества, применяемых (созданных) для сбора, сохранения, управления и распространения данных в электронных форматах из автоматизированных систем управления процессов Общества (автоматизированных систем управления технологическими процессами).

1.3. Процессы (процедуры или действия) электронного документооборота Общества:

1.3.1. Ввод документа — Процесс преобразования бумажной версии документа в электронную версию.

Подтверждением совершения действия является сохранение электронного документа в выбранном формате.

Само действие, как правило, осуществляется с помощью сканирования. В случае ограничения технических возможностей работник Общества может осуществить действие путем фотографирования и сохранения полученного изображения в электронном формате.

В момент ввода документа путем сканирования работник Общества определяет необходимость применения функций распознавания текста и сохранения документа в различных форматах (конвертацией сохраненного файла в иные форматы).

1.3.2. Ввод данных — Процесс ввода данных в электронный документ или процесс извлечения из электронного документа определенных данных.

Данными являются как информация, так и свойства (показатели; характеристики; возможности) электронного документа, в том числе (для примера), но не ограничиваясь: ввод данных/ извлечение в/ из поле/ поля ввода в документе либо вставка/ удаление поля ввода в документе.

1.3.3. Создание/ получение/ оформление/ регистрация/ использование/ преобразование/ редактирование/ уничтожение/ восстановление электронного документа — Набор действий с электронным документом;

1.3.4. Архивирование — Хранение электронных документов на материальном носителе на основе определённых в Обществе требований.

Архивирование обусловлено различными целями (сохранение; постоянное текущее использование; периодическое (по случаю) использование; резервное копирование); способами доступа к сохранённым файлам (открытый; ограниченный; закрытый); способами обновления (дополнения; изменения содержания файла/ папки/ блока/ раздела и т.д.); видами архивов (совместимые с иными ПЭВМ — СУБД или интегрированные с ПЭВМ (СУБД); не совместимые; классифицированные (по какому либо показателю; не классифицированные) наличием или отсутствием иерархической структуры; применяемыми программами для ЭВМ (общераспространенные; специализированные; индивидуальные); способами управления (администрирования) процессом архивирования; способами навигации в архиве/ поиска электронного документа.

1.3.5. Регистрация электронного документа — Процесс присвоения электронному документу уникального идентификатора и заполнение относящейся к данному электронному документу регистрационной карточки при его вводе в информационную систему Общества.

1.4. В Обществе применяется информационная система на основе программы для ЭВМ ________ и сформированной в ней базе данных.

Данная программа совместима с используемыми в Обществе программами ________, имеющие самостоятельные сформированные базы данных.

1.5. В Обществе создается электронный архив в программе для ЭВМ ________.

Автор: Алексей Назаренко, директор по качеству, компания «ИнтерТраст»
Источник: журнал «Современные технологии делопроизводства и документооборота»
Дата публикации: 11.2011

Успешное внедрение системы электронного документооборота не всегда является гарантией ее эффективной эксплуатации, поскольку для этого необходимо решить целый ряд вопросов. Прежде всего следует регламентировать электронный документооборот, работу пользователей в системе, электронное взаимодействие сотрудников и пр.
Напомним, что регламентация является, по сути, созданием системы локальных нормативных актов, устанавливающих стандарты предприятия в отношении регламентируемого вида деятельности. До внедрения СЭД документооборот в организации регламентирует, как правило, Инструкция по делопроизводству. Какие документы рекомендуется создать для максимально эффективной работы сотрудников в СЭД?

Автоматизация любой деятельности представляет собой качественное изменение процессов, ее составляющих. Автоматизация документооборота — не исключение. Чтобы обеспечить персоналу возможность безболезненно перейти на новую модель работы с документами (современную электронную, а не классическую бумажную), а также максимально быстро и легко в дальнейшем подключать к работе в СЭД новый персонал, желательно регламентировать электронный документооборот.

Упорядоченное и отлаженное подключение к работе в СЭД новых сотрудников особенно актуально в связи с тем, что в тот или иной документоориентированный процесс в любой момент могут быть вовлечены работники, ранее прямого отношения к этим процессам не имевшие. Очевидно, что для получения от них какого-либо заранее предполагаемого результата в локальных нормативных актах должны быть закреплены требования к организации документооборота посредством СЭД, а сам работник должен быть не только ознакомлен с этими актами, но и обязан выполнять прописанные в них требования.

Вообще регламентация любой деятельности, особенно процессно-ориентированной (к которой, в частности, относятся и процедуры документооборота), должна совершенствоваться. И первым шагом в данном направлении является анализ имеющихся регламентирующих документов (либо констатация их отсутствия или длительной неактуальности) и приведение их в должный вид.

Как правило, регламентацией в организации занимаются подразделения, функционально ответственные за процедуры документооборота. Логично, что эти же службы ответственны и за регламентацию электронного документооборота как вида документооборота. Максимально быстро и эффективно справиться с разработкой регламентирующей электронный документооборот документации работникам общего отдела, секретариата или канцелярии позволяет знание процессов управления организацией и документооборота.

Значительный вклад в регламентацию деятельности в целом и в регламентацию процессов электронного документооборота в частности могут оказать и сотрудники службы качества организации — структурного подразделения, ответственного за функционирование системы менеджмента качества (СМК) и сертификацию СМК на соответствие стандартам ГОСТ Р ИСО 9001 (ISO 9001).

На заметку! Понимание процессного подхода к управлению и опыт регламентации — очень ценные ресурсы, которые сотрудники данных служб могут использовать при разработке и внедрении регламентирующей электронный документооборот документации.

Структура регламентации работы в СЭД

Вне зависимости от размеров организации и объемов ее документооборота рекомендуется разработать:

Положение о документообороте предприятия (регламентирует классический и электронный документооборот одновременно);

Регламенты обработки документации в СЭД (решают задачи регулирования отдельных процессов, выступают в качестве инструкций и учебных пособий).

Положение о документообороте

Положение о документообороте предприятия определяет требования как к документообороту организации в целом, так и к документообороту, организуемому посредством СЭД.

При первом подходе производится актуализация уже имеющегося Положения о документообороте путем включения в него разделов, характерных для документооборота электронного, к примеру следующих:

понятие электронного документа, его действительность;

электронная цифровая подпись;

придание документации юридической значимости;

защита электронного документа;

подлинность электронного документа;

оригиналы и копии электронных документов, а также их заверение;

создание и отправка электронного документа;

время и место создания и нахождения электронного документа;

управление информацией и ее носителями.

Таким образом, актуализация нормативного документа проводится добавлением к нему отдельных частей (разделов, глав, приложений). Этот подход также интересен тем, что позволяет осуществлять дальнейшее внесение в документ изменений путем замены устаревших разделов, исключая необходимость полной его переработки.

Альтернативный, но более длительный подход в разработке актуальных документов по регламентации электронного документооборота заключается в том, чтобы провести анализ каждого раздела в положении о документообороте, дополняя либо изменяя его в соответствии с новыми требованиями, появившимися при внедрении в компании СЭД.

Регламенты обработки документации в СЭД

С разработкой регламентов (нормативных документов, значительно более точных, чем положения или инструкции) дело обстоит сложнее.

Перед началом разработки регламента следует определить и зафиксировать цели, которые мы ставим перед собой, используя этот документ. Это позволит нам в дальнейшем сохранить возможность контроля за общими требованиями к документу.

Перед началом регламентации электронного документооборота также необходимо составить перечень автоматизированных системой электронного документооборота процессов.

Как правило, можно выделить следующие процессы электронного документооборота, связанные с обработкой разного типа документации:

обработка входящей корреспонденции;

работа с обращениями граждан;

подготовка исходящей корреспонденции;

работа с распорядительной документацией;

работа с нормативной документацией;

контроль исполнения поручений.

Процессы электронного документооборота в организации

Есть также частные процессы документооборота:

групповая работа с документацией.

Сама же методика разработки регламента такова:

1. В рамках регламентируемого процесса выделяем цепочку исполнителей (сотрудников, участвующих в данном документоориентированном процессе).

2. Проводим опрос исполнителей, детально документируя порядок их работы с документацией, после чего выделяем по каждому исполнителю следующий набор атрибутов:

общее наименование работ, выполняемых исполнителем (наименование процедуры);

ФИО исполнителя и его должность;

порядок работ при выполнении процедуры;

событие, инициирующее работы по процедуре;

срок исполнения работ по процедуре;

требования к входным материалам;

требования к выходным данным.

3. Разрабатываем графическую модель регламентируемого процесса, представляющую собой графическое отображение порядка работ по процессу (наименованиям и последовательности в нем отдельных процедур).

На основании предлагаемых тезисов детализированно записываем требования к регламентируемому процессу:

1) общие положения (назначение, область применения, определения и сокращения, принятые в документе);

2) условия и ограничения (условия инициации процесса, требования к инициирующему фактору и к результатам процесса, а также условия, при которых производятся отступления от регламентируемых работ);

3) порядок работ (детальное и попроцессное описание процедур, входящих в состав процесса);

4) ответственность руководства (устанавливает должности лиц, осуществляющих контроль исполнения регламентирующего документа, а также порядок реагирования на отклонения в его работе);

5) хранение и архивирование (устанавливает физическое местонахождение оригиналов нормативной документации, а также условия его хранения во время действия и после него);

6) порядок внесения изменений (раздел предназначен для управления актуальностью документа).

Сгруппированные таким образом сведения, полученные в результате анализа документоориентированного процесса, являются структурными частями регламента, который строится на их основе.

В качестве примера готового регламента приведем следующий.

ПРИЛОЖЕНИЕ А. Порядок работ по процедуре

ПРИЛОЖЕНИЕ Б. Требования к распорядительной документации в СЭД

Фактические трудозатраты по подготовке проекта регламента процесса электронного документооборота составляют 3-4 рабочих дня, где первые дни идет сбор сведений о процессе, тогда как в поселение два дня происходит подготовка текста проекта нормативного акта.

Регламентация электронного документа в организации является важной основой для полноценной и качественной работы в СЭД, она также позволяет подготовить компанию к дальнейшему внедрению в ней разнообразных систем управления, основанных на процессном подходе (регулярном управлении, при котором регламентируется значительный объём процессов компании), тем самым высвобождая для ее руководства время на принятие более важных управленческих решений. Это также хорошая подготовка к внедрению системы менеджмента качества (СМК), устанавливающей процессный подход к управлению как основной, что необходимо для создания полноценной системы менеджмента организации вне зависимости от ее размеров и области рынка, в которой она работает.


Статьи по теме